Perdi o ASO de um funcionário: e agora?
Primeira coisa: respire. A perda do ASO é problema, mas tem solução e não é tão complicado quanto parece. O Atestado de Saúde Ocupacional precisa ser guardado porque documentos da medicina do trabalho ficam sob responsabilidade do empregador por no mínimo 20 anos, conforme NR-7. Se você perdeu, o prestador tem cópia ou backup.
Segundo: o funcionário não fica sem a documentação. Você é obrigado a fornecer segunda via. Está na NR-7 que a empresa mantém guarda do prontuário e pode emitir cópias. O prestador da medicina do trabalho (no seu caso, a clínica ou consultório que fez o exame) também é obrigado a guardar e pode emitir segunda via.
Quem é responsável pelo ASO
O ASO é emitido pelo médico examinador. Cabe à empresa guardar o original ou cópia no seu arquivo durante todo o tempo que o funcionário trabalhar, mais 20 anos depois. Se você perdeu o papel (ou ele caiu na pia, pegou mofo, ou foi jogado acidentalmente no lixo), a responsabilidade de recuperação é sua.
O que você faz é solicitar segunda via ao prestador. Aquele exame foi registrado no sistema deles. A clínica, consultório ou telemedicina tem backup. Envie e-mail formalizando o pedido de segunda via do ASO do funcionário, informando nome completo, data de nascimento e data do exame. O prestador emite para você.
Se o prestador fechou ou desapareceu, aí fica mais complicado. Mas ainda assim: você pode verificar se o ASO foi registrado no e-Social como evento S-2220. Se foi, aquele registro está em banco de dados governamental. Você tira cópia da informação. Se não foi registrado, então o problema é maior: exame foi feito mas não foi comunicado ao INSS, e aí você precisa fazer o registro retroativo.
Prazos para o funcionário
Enquanto você não fornece cópia, o funcionário tem direito a uma. A NR-7 fala em direito ao funcionário de acessar dados de saúde ocupacional dele. Se ele pede, você tem prazo razoável para providenciar. Se ele sai da empresa, você emite segunda via para entregar junto com os documentos de desligamento.
Se ele precisa usar o ASO para fazer comprovação de exposição (por exemplo, para aposentadoria especial, que exige Laudo Técnico de Avaliação Ambiental, LTCAT), você fornece pronto. Demora em fornecer pode resultar em prejuízo ao funcionário (perder prazo de solicitação de benefício) e gerar responsabilidade da empresa.
Como evitar perder novamente
Comece digitalizando todos os ASOs que ainda tem em papel. Guarde cópia digital em mais de um local: pen drive, nuvem, servidor. Se usa um PCMSO online, o sistema já guarda. Se usa papel, está na hora de mudar.
Planeje como vai guardar: pasta física com cópia colorida do ASO, organizada por funcionário e data. Ou scan e pasta compartilhada no OneDrive, Google Drive, etc. Ou contratar um PCMSO que já inclua prontuário digital. A Aptavia, por exemplo, gera ASO digital e prontuário digital que você acessa sempre que precisa, e o backup é automático.
Terceira opção: usar e-Social. Todos os ASOs são registrados no evento S-2220 até o dia 15 do mês seguinte. Uma vez registrado, aquela informação está em banco de dados federal. Você nunca perde acesso porque está no INSS.
E se o funcionário cobrar multa?
Se você não fornece segunda via em prazo razoável e o funcionário sofre prejuízo (como perder prazo para benefício), ele pode cobrar indenização por dano moral. Empresa responsável por perda de documentação importante é negligência patronal. Então não deixe isso virar rotina.
Perguntas frequentes
Qual é o prazo exato para fornecer segunda via?
A NR-7 não detalha prazo específico, apenas que é direito do funcionário. Use bom senso: se pedir pessoalmente, em até 5 dias úteis. Se pedir por escrito, em até 10 dias úteis. Se for para algo urgente (benefício no INSS), priorize.
Se o funcionário saiu da empresa há dois anos e agora pede segunda via, ainda preciso fornecer?
Sim. A empresa guarda por 20 anos. Não importa se ele já saiu. Fornece segunda via.
Posso cobrar pela segunda via?
Não. É obrigação legal do empregador. Você não cobra por cumprir a lei.
E se o prestador não tiver cópia também?
Então você tem um grande problema: o exame pode nunca ter existido ou foi documentado incorretamente. Nesse caso, você pode precisar refazer a avaliação ocupacional com novo médico. Conversa com o seu setor de RH e com a Auditoria Fiscal se necessário. ## Verificar o e-Social como backup Antes de entrar em pânico completo, verifique se o ASO foi registrado no e-Social. Se foi, você tem cópia na base de dados do governo. O evento S-2220 contém as informações principais: data do exame, tipo (admissional, periódico, etc.), conclusão (apto ou inapto) e tipo de exame complementar se houver. Você pode acessar a informação pelo eSocial conectado no INSS ou solicitar ao seu contador/departamento fiscal que recupere a informação. Se o exame foi feito e registrado, aquela informação está lá. Você tira cópia impressa da consulta e tem um documento válido, ainda que não seja a via original. Isso não substitui o arquivo interno da empresa (que deveria ser guardado por 20 anos), mas permite que você não fique completamente descoberto se precisar comprovar que fez o exame. ## Plano de organização depois da perda Depois que recuperou o ASO perdido, implemente um sistema para não perder novamente: 1. **Scan de todos os ASOs em papel** que ainda tem. Resolução mínima 200 dpi, salva como PDF com nome padronizado (tipo "ASO_NomeDoFuncionario_DataDoExame.pdf"). 2. **Pasta compartilhada na nuvem** (Google Drive, OneDrive, etc.) com subpastas por ano. Quando novo ASO sai, scan e arquivo na pasta. 3. **Backup externo**: mensalmente faça cópia de toda a pasta de nuvem para pen drive guardado em local seguro. 4. **Integração com PCMSO**: se contratar sistema de PCMSO digital (tipo o da Aptavia), o prontuário e ASO ficam salvos automaticamente, com backup em servidor seguro. A maioria das perdas acontece por desorganização, não por acidente. Arquivo de papel em caixa sem índice, alguém acha que é lixo e joga fora. Arquivo digital em pen drive que some. Escanear tudo e manter cópia na nuvem reduz drasticamente esse risco. ## Responsabilidade do funcionário em solicitar cópia Deixe claro aos seus funcionários que eles também têm direito a cópia do ASO deles e podem solicitar. Alguns funcionários mais atentos vão juntar suas cópias em casa. Se você perde, eles têm. Se eles vão embora, você pede de volta na rescisão. A responsabilidade legal é sua (manter durante 20 anos), mas na prática, distribuir cópias aos funcionários é proteção extra. Eles recebem na data do exame: "Aqui está seu ASO. Guarde em casa." Se você precisar depois, você pede. Se o funcionário perdeu a dele, você tem a cópia arquivada. --- A Aptavia mantém todos os prontuários digitais e ASOs em sistema seguro na nuvem. Sempre que você precisa de segunda via, pode gerar no portal. O exame é feito <a href="/como-funciona/">direto na sua empresa</a> com emissão de ASO no mesmo dia, com backup permanente. <a href="/orcamento/">Peça orçamento</a> para transição de PCMSO.