A fiscalização do trabalho chegou: o que ela pede
O auditor da Secretaria de Inspeção do Trabalho bate à porta. A primeira coisa que ele pede é o PGR (Programa de Gestão de Riscos). Se você não tiver, a notificação já sai por falta dele. Depois vêm os exames ocupacionais, o PCMSO e a documentação do e-Social. Entender a sequência de prioridade nesse momento ajuda a evitar multas por descumprimento grave.
Os documentos que o auditor pede primeiro
A fiscalização segue uma ordem. O primeiro documento solicitado é sempre o PGR (NR-1). Ele é o mapa do negócio: todos os riscos mapeados, as medidas de controle, o cronograma de ações. Se não houver, a infração é grave.
Depois vêm os registros dos exames (admissional, periódico, demissional, retorno ao trabalho). O auditor verifica se eles existem, se estão dentro dos prazos e se o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) contém todas as informações exigidas pela NR-7: identificação do trabalhador, função, riscos do PCMSO, tipo de exame, complementares realizadas, data, nome e CRM do médico examinador, e conclusão (apto ou inapto).
O terceiro é o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). Ele precisa estar escrito, assinado por um médico do trabalho e coordenado de forma clara. Se a empresa tiver até 25 empregados e risco grau 1 ou 2, o relatório analítico anual é dispensado, mas o programa em si não.
O prontuário ocupacional
Cada trabalhador precisa ter um prontuário ocupacional. Nele devem constar os dados da anamnese, os resultados dos exames clínicos e complementares, datas e assinaturas. O auditor pode pedir para ver os prontuários de uma amostra de trabalhadores. Se faltar informação ou se o prontuário não existir, é infração.
A lei exige que você guarde esses documentos por no mínimo vinte anos após o desligamento do trabalhador. Não é para manter na memória do computador do RH: é arquivo organizado, rastreável e acessível ao auditor.
Deixar de realizar exame obrigatório ou descumprir prazos na medicina do trabalho é grau 4, o máximo na classificação de gravidade.
O e-Social SST e prazos de registro
O e-Social tem eventos específicos de saúde e segurança que você precisa manter em dia. O S-2220 (monitoramento da saúde) deve ser registrado até o dia 15 do mês seguinte ao da emissão do ASO. O S-2210 (Comunicação de Acidente do Trabalho, a CAT) vai até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência. O S-2240 (condições ambientais) também até o 15º dia do mês seguinte.
Esses prazos no e-Social são de registro. Eles não substituem os prazos legais dos exames. Ou seja, você precisa fazer o exame dentro do prazo legal (dez dias para demissional, um ano para periódico, etc.) E DEPOIS registrar no e-Social no prazo dele.
O que é grau 4 na fiscalização
A NR-28 classifica as infrações por gravidade. Deixar de realizar um exame obrigatório (item 7.5.6 da NR-7) é grau 4, o máximo. Descumprir o prazo ou a periodicidade dos exames (item 7.5.8) é também grau 4. Isso significa que o auditor pode notificar a empresa imediatamente para regularizar, com prazo para atender.
Não elaborar o PGR também é grau 4 na coluna de Segurança do Trabalho. Se você tem ambos (sem exames E sem PGR), a notificação já sai com dois achados graves.
Os prazos de atendimento à notificação
Quando o auditor acha uma irregularidade, ele emite uma notificação. O padrão é o auditor dar um prazo para que você regularize. Para achados grau 4 (como exames vencidos), o auditor pode marcar um retorno em até trinta dias, dependendo da complexidade e de quantas pessoas estão envolvidas.
Se você não regularizar, cabe uma autuação (multa). Para exames vencidos ou não realizados, a multa segue a tabela da Portaria MTE 1.131/2025. A regra é: mínimo R$ 443,97, mais R$ 104,31 por trabalhador com informação omitida ou incorreta, máximo de R$ 44.396,84, dobrada em caso de reincidência.
Como a Aptavia ajuda nesse cenário
Se você foi notificado por exames vencidos, a Aptavia organiza um mutirão de exames. A equipe vai até a sua empresa durante o horário de trabalho, faz os exames em tablet para agilizar, e emite o ASO no mesmo dia. Ao final, você tem os registros atualizados. Depois, você entra no e-Social e registra o S-2220 dentro do prazo.
Se você nunca fez PGR, a Aptavia conecta com especialistas em segurança do trabalho para mapeamento dos riscos. Esse documento, uma vez pronto, você apresenta ao auditor na próxima vistoria.
A documentação não desaparece: o prontuário fica organizado na plataforma da Aptavia, com histórico completo e pronto para ser exibido a qualquer auditor, a qualquer momento.
O que fazer enquanto o auditor está lá
Quando o auditor está fiscalizando, o gestor ou responsável de SST (Segurança e Saúde do Trabalho) precisa estar disponível. Ele vai pedir para ver os documentos, vai conversar com alguns funcionários sobre exames recentes e vai verificar as condições do ambiente (máquinas com guarda, pisos sem risco de queda, uso de EPI).
Durante a vistoria, responda com clareza, mas sem oferecer mais do que foi perguntado. Se ele pedir exames de um funcionário específico, você mostra. Se ele perguntar sobre afastamentos, você relata os que ocorreram. Se descobrir uma falha durante a vistoria (por exemplo, você percebe que tem um funcionário que nunca fez exame demissional quando saiu), diga a verdade e já comece a regularizar. A honestidade durante a vistoria cai bem melhor do que ser notificado depois por omissão.
A Aptavia organiza exames ocupacionais in company dentro da Baixada Santista, gerando registros completos para cumprimento legal. Saiba mais sobre os exames ocupacionais, consulte sobre o PGR ou solicite um orçamento para regularizar sua situação.