Comprei uma empresa: o que herdo em saúde ocupacional
Você herda obrigações. Do ponto de vista legal, aquela empresa adquirida continua sujeita às mesmas normas: NR-7 para exames, PGR e PCMSO, LTCAT se houver aposentadoria especial, e ASO guardado por 20 anos. Para você como novo proprietário, tudo aquilo agora é seu passivo legal.
Antes de completar a compra, você deveria ter feito diligência em medicina do trabalho. Viu se todos os funcionários tinham admissional? Se os periódicos estavam em dia? Se o PCMSO existia e estava atualizado? Se havia processos abertos no MTE? Se alguém tinha afastamento sem CAT registrada? Muitas compras criam surprise de multas e processos que ninguém sabia que existiam.
Se isso não foi feito, agora você está em posição complicada: herda funcionários, herda os arquivos deles (ou a falta de arquivos), e herda qualquer irregularidade que estiver escondida no closet.
Verificação imediata
Seu primeiro passo é auditoria interna de conformidade. Pegue a lista de funcionários que herdou, peça ao departamento de RH antigo (ou novo, se já trocou) os arquivos de saúde ocupacional. Para cada funcionário, procure:
1. ASO admissional (precisa estar no arquivo). 2. ASOs periódicos até a data de hoje (conforme período, anual ou bienal). 3. ASO demissional de quem saiu. 4. Registros de e-Social (evento S-2220) até o mês anterior. 5. Cópia do PCMSO (o documento ou o relatório anual). 6. Cópia do PGR (atualizado).
Se falta admissional de alguém que está aqui há dois anos, você tem problema. Não importa que não foi você que contratou. Agora é seu problema.
Passivos mais comuns
**Exames vencidos**: funcionário que deveria ter periódico anual e não fez há 18 meses. Agora é você que está em infração. O exame não substitui o tempo perdido. Você agenda hoje, mas aqueles 6 meses de atraso ficaram.
**Demissionais não feitos**: funcionário saiu e ninguém fez demissional. Se o prazo já passou, você pode fazer retroativo, mas agora é você que fica sujeito à multa se a Auditoria Fiscal achar.
**PCMSO e PGR desatualizados**: se o documento existe mas tem dois anos sem revisão, está vencido. Você precisa revisar. Qualquer mudança no processo deve ter tido revisão extraordinária do PGR e PCMSO.
**Registros de e-Social incompletos ou com erros**: alguns exames foram feitos mas não registrados no S-2220. Você precisa fazer registro retroativo. O INSS vai datar de hoje, mas pelo menos você cobre a falha.
**Prontuários incompletos**: exames sem complementares quando deveriam ter, ou com complementares mas sem resultado anexado. O ASO está emitido, mas o prontuário está incompleto. Você precisa completar o que for possível (ex: se havia pedido de audiometria, confirma se foi feito e arquiva o resultado).
Contrato de compra e responsabilidade
O contrato de compra deveria ter blindagem sobre isso. Verificar: quem é responsável pelas multas por não conformidade anterior à compra? Quem custeia a regularização? Em transações maiores, essa é uma questão importante. Em compras pequenas (tipo aquisição de filial), às vezes o novo proprietário assume tudo.
De qualquer forma, agora que você é o dono, é você quem responde perante o MTE. Mesmo que a culpa tenha sido da administração anterior, a obrigação de corrigir é sua.
Plano de ação para regularizar
Não tente corrigir tudo de uma vez. Faça em etapas:
1. **Primeira semana**: auditoria completa. Levante quem precisa de exame agora. 2. **Segunda semana**: agende exames de quem está com atraso crítico (demissional de quem saiu, periódico vencido há muito tempo). 3. **Terceira semana**: contrate novo PCMSO ou renegocie com o antigo. Deixe claro que você quer exames em dia daqui para frente. 4. **Mês seguinte**: faça PGR completo e atualizado na sua empresa (agora herdada). 5. **Dois meses**: todos os exames em dia, PCMSO e PGR atualizados, e registros de e-Social em dia.
Se a Auditoria Fiscal aparecer no meio do processo, você mostra que está se regularizando. Não é garantia de não multa, mas reduz severidade.
Comunicar internamente sobre mudanças de saúde ocupacional
Avise o departamento de RH e os gestores de que você está atualizando o programa de saúde ocupacional. Explique que isso faz parte do processo de integração pós-compra. Peça que façam listagem de todos que estão em atividade (departamento por departamento) e classifiquem por:
Isso ajuda a levantar o passivo e a não deixar ninguém de fora. Alguns funcionários podem estar dormindo nos registros e você não sabe que existem.
- Funcionários desde a data X da abertura.
- Funcionários que entraram depois.
- Funcionários que saíram (com data de saída).
Postergar contratação de novos funcionários temporariamente
Se possível, pause contratação de novos funcionários enquanto você regulariza o passivo. Assim não acumula mais obrigação enquanto tenta resolver a existente. Se tem urgência de contratar, faça: contrata novo, faz admissional antes dele entrar, e pronto. Mas não recruta em massa enquanto está de auditoria interna.
Diligência reversa: revisite o contrato de compra
Se a compra ainda não foi finalizada, use o passivo como leverage em negociação. Cláusulas comuns: vendedor indeniza comprador por multas ambientais, trabalhistas, fiscais que surjam em período X (tipo 24 meses) após a compra e relacionadas a não conformidades antes da compra.
Se já foi finalizado, ao menos documente tudo para fins contábeis e de imposto. Custos de regularização podem ser dedutíveis.
Perguntas frequentes
Se alguém sofrer acidente e descobrirmos que não havia exame ocupacional, o que acontece?
A empresa (você) assume responsabilidade por negligência de segurança. O INSS pode recusar reconhecer como acidente ocupacional (afetando o trabalhador). A empresa pode ser processada por dano moral. A Auditoria Fiscal multa por deixar de realizar exame obrigatório (grau 4, máximo). É cenário ruim.
Quanto custa regularizar uma empresa que tem passivo grande?
Depende do tamanho da folha, dos riscos, e de quanto está atrasado. Uma empresa com atraso crítico terá custo de regularização que depende do número de funcionários, dos riscos envolvidos e da extensão do atraso. O custo inclui exames ocupacionais e honorários de PCMSO novo. Converse com prestadores.
Posso manter o PCMSO antigo temporariamente?
Tecnicamente sim, enquanto a transição acontece. Mas o risco é: se a Auditoria Fiscal aparecer durante esse período, você fica explicando por que o PCMSO "herdado" está desatualizado. Melhor fazer novo logo.
E se a empresa anterior não tiver nenhum arquivo de saúde ocupacional?
Então você tem um furo legal. Ninguém sabe se os exames foram feitos ou não. A solução é refazer admissional de todos os funcionários que continuarem com você. Depois, PCMSO e PGR novos. É caro, mas é o jeito legal de limpar. --- A Aptavia ajuda empresas adquiridas a regularizarem passivos de saúde ocupacional na Baixada Santista. Fazemos auditoria, levantamos não conformidades, e coordenamos o plano de ação com exames <a href="/como-funciona/">realizados no endereço da empresa</a>, sem deslocamento. <a href="/contato/">Entre em contato</a> para esclarecer o passivo que você herdou.