Descobri que os exames estão vencidos: como regularizar
Você ligou para o RH pedindo o relatório de exames e descobriu que metade deles venceu. Alguns com meses de atraso. A primeira reação é entrar em pânico. A segunda é entender que essa é uma das situações mais comuns nas empresas e que tem solução. A terceira é agir rápido, porque quanto mais dias passam, mais exposição legal você tem.
Priorize por risco
Não dá para chamar todo mundo no mesmo dia. Você precisa de uma estratégia. A primeira coisa é separar os funcionários por grau de risco: alta exposição (risco grau 3 ou 4), média exposição (risco grau 2) e baixa ou nenhuma exposição (risco grau 1).
Os de alta exposição entram primeiro. Esses precisam de exame anual. Se passaram do prazo, é uma exposição ocupacional contínua sem monitoramento, o que é grave na avaliação de um auditor.
Os de média exposição saem depois, porque ainda têm uma margem menor de risco se o afastamento se prolongar por mais alguns dias.
Os de baixa exposição (risco grau 1, com exame a cada dois anos) saem por último, embora também precisem ser regularizados.
O mutirão de exames
Em vez de chamar um por um durante semanas, organize um mutirão. Reserve uma sala, agende a Aptavia para três ou quatro dias consecutivos, e coloque os funcionários numa lista. Cada dia você faz 8 a 15 exames, dependendo do tamanho da equipe.
Dessa forma, em uma ou duas semanas você regulariza todo mundo. O médico vai até a empresa, faz o atendimento in company, emite o ASO no mesmo dia. Você já sai dali com a documentação pronta.
Se alguns precisarem de complementares (audiometria, por exemplo), o médico já agenda para os dias seguintes dentro do mutirão. Audiometria exige 14 horas de repouso auditivo antes do exame, então o médico agenda para a manhã seguinte. Laboratório pode ser feito no mesmo dia ou no dia seguinte, conforme o agendamento.
Exame periódico vencido é grau 4 na fiscalização: deixar de cumprir prazos é infração máxima.
Organize por função
Enquanto você espera pelo mutirão, organize a lista por função dentro da sua empresa. O médico vai pedir essa informação no prontuário: qual é a função do trabalhador, quais são os riscos da função segundo o PGR. Se você não tiver um PGR escrito, o médico da Aptavia pode fazer uma avaliação rápida com base no que vê na empresa.
Cada funcionário faz o exame com o médico. O médico olha o PGR ou a descrição dos riscos e pede os complementares necessários: se há ruído, pede audiometria; se há amianto ou sílica, pede espirometria; se precisa de proteção respiratória, pede exame de acuidade visual.
O registro no e-Social após regularização
Depois que o exame sai, você tem até 15 dias para registrar o S-2220 (monitoramento da saúde) no e-Social SST. A Aptavia já gera o arquivo para você, facilitando o envio.
Se você estava com o e-Social atrasado também, regulariza nesse momento. O sistema do governo vai apitar, mas você estará cumprindo a lei: os exames foram realizados, agora você está registrando no prazo legal para isso.
A cronologia que importa
Entenda bem: o exame precisa ser feito no prazo legal (anual, bienal, demissional, etc.). Depois dele feito, você tem 15 dias para registrar no e-Social. Se você fizer o exame no mês 5 e só registrar no mês 6, tudo bem: o que vale é que o exame foi realizado no prazo legal.
Agora, se você deixou passar vários meses sem fazer o exame, então descobriu o atraso e resolve fazer: aquele atraso fica como falta de cumprimento. O auditor vai notar. O que importa é você regularizar rápido dali em diante.
Próximas datas no calendário
Depois que regularizar, coloque as datas no calendário. Se foi periódico anual, a próxima vence em um ano. Se foi bienal (baixo risco), em dois anos. Se vai chamar alguém novo, o admissional vai antes de ele assumir.
A Aptavia pode ajudar com lembretes também. A plataforma dela guarda histórico de exames de cada trabalhador. Você sabe quando vence a próxima avaliação.
O custo de não agir
Se um auditor chegar e encontrar exames vencidos, a notificação sai por infração grau 4. Você tem prazo para regularizar. Se não regularizar, cabe autuação. Se for reincidência (já foi notificado antes), a multa dobra.
Além disso, durante todo o tempo que o funcionário fica sem exame, você não tem comprovação de que ele está apto. Se ele adoecer por exposição ocupacional (uma doença profissional, por exemplo), e você não tinha o exame periódico em dia, a culpa é claramente sua. Pode virar ação judicial.
Como usar dados para não deixar cair atrás novamente
Depois que regularizar, organize uma planilha ou agenda de vencimentos. Se você usa uma plataforma de RH, coloque a data do próximo exame no calendário. Se não, uma planilha simples funciona: nome do funcionário, data do último exame, tipo de exame, próximo vencimento, responsável pelo aviso.
Trinta dias antes do vencimento, o responsável (geralmente RH) liga para agendar. Não espera chegar no vencimento. Dessa forma, você está sempre adiantado. Se o auditor chegar, vê que tudo está em dia ou já agendado.
A Aptavia tem plataforma que guarda histórico de cada trabalhador. Você consulta quando vence o próximo exame. Isso reduz muito a chance de deixar passar novo atraso.
A Aptavia regulariza exames atrasados com mutirões in company em toda a Baixada Santista. Veja os valores, entenda o processo ou solicite um orçamento para regularizar sua empresa agora.