Por quanto tempo guardar prontuário e exames
A NR-7 exige que a empresa guarde o **prontuário do trabalhador por no mínimo 20 anos**. Isso inclui todos os exames ocupacionais, complementares, laudos, registros de ausência e qualquer documento médico relacionado. Vinte anos é o prazo mínimo. Alguns desses documentos você precisará manter por mais tempo, dependendo de circunstâncias específicas.
O que entra na obrigação dos 20 anos
A NR-7, item 7.5.19, define prontuário ocupacional como o documento que reúne informações clínicas essenciais do trabalhador sob vigilância de saúde. Dentro disso: ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), anamnese, resultado de exames complementares, absenças, impressão diagnóstica do médico sobre aptidão, e data de realização de cada procedimento.
Laboratórios que processam exames complementares (sangue, urina, audiometria) precisam guardar os próprios registros também. Foto de audiograma, resultado de prova de função pulmonar, laudo laboratorial com resultado: tudo conta.
Descartar antes de 20 anos é violação. Se a empresa quer deletar prontuários digitais ou descartar arquivos físicos, precisa ter certeza de que passaram os 20 anos contados do **último atendimento** daquele trabalhador.
Como contar os 20 anos
Os 20 anos são contados a partir da data do último contato do trabalhador com o programa: sua última avaliação, seu exame demissional, seu último monitoramento. Se alguém fez exame periódico em 5 de março de 2004 e saiu da empresa em 10 de julho de 2004, o prontuário precisa ser guardado até 5 de março de 2024 (20 anos do último exame).
Não é contado da data de admissão. É do último evento registrado.
Se um trabalhador volta à empresa após afastamento, o relógio continua a partir da volta. Se sai novamente, reinicia: 20 anos do último evento da segunda passagem.
Essa contagem rigorosa é importante porque errar pode criar brecha legal se há acidente ocupacional ou doença relacionada posteriormente.
Documentos que precisam de prazo maior que 20 anos
Em certos cenários, você precisa guardar mais. Se há **acidente de trabalho com morte**, os prontuários da vítima e eventuais documentos de investigação precisam ser guardados indefinidamente, porque podem ser requisitados em processo criminal ou cível a qualquer momento no futuro.
Se há **ação trabalhista** movida contra a empresa relacionada a saúde ocupacional, você deve manter os prontuários de todos os envolvidos enquanto a ação está aberta e por prazo adicional após trânsito em julgado, conforme orientação do seu departamento legal. Essa retenção vai além dos 20 anos.
Se há **investigação do Ministério do Trabalho** em andamento e a empresa recebe notificação, todo prontuário sob análise fica retido até conclusão da fiscalização.
Onde guardar prontuários
Prontuários podem ser mantidos em formato físico (arquivo em armário específico, climatizado, com acesso controlado) ou digital (sistema com controle de acesso, backup, criptografia).
Se digital, o sistema precisa permitir acesso ao prontuário completo por 20 anos sem risco de corrupção de dados. Não basta "guardar no Drive". Precisa ser solução robusta com backup regular e documentação de retenção.
Se físico, arquivos precisam estar em local seguro, protegido de umidade e acesso não autorizado. Papel se deteriora. Vinte anos de armazenamento exige ambiente adequado.
A melhor prática é híbrida: prontuários digitalizados com backup, cópias em nuvem segura, e destruição formal documentada após 20 anos.
Como destruir quando chegar a hora
Após 20 anos, você **pode** descartar, mas precisa fazer de forma controlada. Documentar a data de destruição, o método (incineração, trituração, apagamento de dados com certificado) e arquivar a evidência dessa destruição por mais alguns anos.
Se há prontuários físicos, queimá-los na fornalha da fábrica não é aceitável. Precisa ser contratada empresa especializada em destruição de documentos, que fornece certificado de destruição.
Se é digital, o apagamento precisa ser verificável: logs do sistema mostrando deleção, certificado de purga segura de dados ou destruição de mídia.
Essa formalidade pode parecer burocrática, mas protege a empresa. Se há acusa posterior de que você descartou prontuários prematuramente para esconder algo, a empresa está protegida pela documentação formal de que destruição ocorreu dentro do prazo legal.
A Aptavia mantém segurança de prontuários
A plataforma da Aptavia armazena prontuários digitais com controle de acesso, criptografia e backup regular. Quando a empresa contrata a Aptavia para exames ocupacionais, os prontuários ficam guardados no sistema com rigor de retenção, facilitando o cumprimento da NR-7.
Se a empresa quer transferir prontuários ou faz transição de sistema, a Aptavia fornece arquivo exportado dos prontuários. O protocolo de segurança garante que dados médicos sensíveis não transitem de forma desprotegida.
A Aptavia realiza exames clínicos na empresa cliente em toda a Baixada Santista, emitindo ASO e gerando prontuário digital que fica acessível por 20 anos conforme determinado.
Acesso ao prontuário pelo trabalhador
O trabalhador tem direito de acessar seu prontuário ocupacional. A empresa não pode negar. Isso está implícito na NR-7 e também no direito à informação sobre sua saúde. Se o trabalhador pede cópia de seus exames ou prontuário, a empresa fornece.
Essa requisição não cancela a obrigação da empresa de manter os documentos. A empresa fornece cópia, mas guarda o original.
Se o trabalhador quer pedir cópia antes de sair, pode. A empresa tem dias úteis para fornecer. Isso protege o trabalhador que quer documentação de sua saúde ocupacional para portabilidade ou perícia futura.
Certificação digital de prontuários
Empresas que armazenam prontuários digitalmente devem usar plataformas com certificação de segurança. Dados médicos sensíveis não podem estar em banco de dados comum ou em servidor sem proteção.
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) também exige cuidado com dados pessoais, inclusive saúde. Armazenar de forma insegura expõe a empresa a multas de LGPD além de questões ocupacionais.
Destruição inadequada e responsabilidade
Descartar prontuários em lixo comum ou fazer incineração sem documentação é negligência. Se houver investigação e a empresa não conseguir comprovar destruição formal, fica sujeita a multa por falta de documentos quando requisitado pelo Ministério.
Documentação de destruição protege. Certificado de empresa terceirizada de destruição, fotos do processo (se for física), logs de apagamento de dados (se for digital): tudo conta.
Perguntas frequentes
Se um trabalhador morreu em 2010, quando posso descartar o prontuário?
Mortalidade não reduz o prazo. Se o último atendimento foi em 2010, guarde até 2030. Em caso de morte em acidente ocupacional, retenha indefinidamente.
Empresa vai falir. Precisa transferir prontuários? Pode destruir antes dos 20 anos?
Não pode destruir. Precisa transferir para o sucessor legal ou, se não houver, para arquivo público ou arquivo de sindicato da categoria. O Ministério do Trabalho pode requisitar.
Prontuário vai fazer 20 anos. Posso apagar do sistema e fazer backup?
Pode descartar do sistema de operação, mas o backup precisa estar acessível por mais alguns anos em caso de auditoria. Destruição formal documentada é o final do ciclo.
Trabalhador quer cópia digital do prontuário. Empresa precisa fornecer?
Sim. É direito do trabalhador. A empresa fornece cópia segura, mantendo o original.