Como trocar de empresa de medicina do trabalho sem perder histórico
Muitas empresas mudam de prestador de medicina do trabalho por custo, qualidade ou conveniência. Mas fazer essa transição errado pode deixar o histórico de saúde dos colaboradores disperso ou perdido. O prontuário é patrimônio, e cada colaborador tem direito a acesso completo.
Direito à cópia do prontuário
Todo colaborador tem direito à cópia de seu prontuário médico mantido pela empresa anterior. O prontuário contém todos os exames, resultados, análises e avaliações desde a admissão.
Essa informação é propriedade do trabalhador. A empresa antiga deve fornecer cópia completa em até 10 dias úteis do pedido. Pode ser em papel ou digital, a critério de quem guarda. Digital é mais seguro e rápido.
Solicite por escrito (e-mail funciona) à empresa de medicina anterior: "Solicito cópia do prontuário de todos os colaboradores em atividade atualmente, para fins de transição de prestador de medicina do trabalho".
Revise o recebimento imediatamente. Prontuário deve incluir: todos os ASOs desde a admissão, exames complementares (audiometria, espirometria, laboratoriais), avaliações ergonômicas, análises de risco ocupacional, e qualquer documento relacionado à saúde ocupacional.
Continuidade do PCMSO: não deixe cair
Enquanto troca de prestador, o PCMSO não pode parar. Se um colaborador estava no periódico anual, não pode esperar indefinidamente para exame só porque mudou de empresa.
Comunique à nova empresa de medicina o histórico do colaborador. Informe a data do último exame periódico, o resultado (apto ou inapto), e quais são os exames complementares necessários.
A nova empresa revisa o prontuário, valida os dados, e faz o novo exame no prazo estabelecido conforme a norma: anual para exposto, bienal para os demais.
Se há informação no prontuário anterior que condiciona o exame (como intolerância a agentes específicos), a nova empresa precisa dessa informação para repetir o exame com segurança.
Exames periódicos marcados com antecedência
Antes de formalizar a mudança, marque todos os exames periódicos do próximo período com o novo prestador. Isso garante que não há vácuo.
Se há 10 colaboradores e 5 fazem periódico anual, marque os 5 ainda com a empresa anterior ou imediatamente com a nova, para que saia dentro do calendário.
A lei não exige que exame seja realizado no próprio ano civil. Se o exame deve ser feito no período, pode ser em janeiro ou dezembro. O importante é que não ultrapasse a periodicidade.
Mudança de riscos e retorno ao trabalho
Se há colaborador que passa por mudança de riscos durante a transição, o novo prestador precisa fazer esse exame. Não pode postergar.
Se há colaborador em licença que volta durante a mudança de prestador, exame de retorno ao trabalho é obrigatório antes de reassumir. Coordene isso com a nova empresa.
Essas situações especiais precisam estar no radar quando você agenda a transição de prestador.
Documentação e rastreamento
Guarde os prontuários antigos em arquivo. Lei exige 20 anos de guarda. Você não pode descartar.
Eles podem ser mantidos pela empresa anterior em local seguro, ou você leva para seu acervo. Se deixa com a anterior, certifique-se de que ficará acessível se precisar consultar futuramente (colaborador pergunta histórico, perícia de doença ocupacional, fiscalização pede acesso).
No e-Social, quando muda de empresa de medicina, o coordenador do PCMSO muda. Registre no evento S-2220 a mudança, informando os novos dados de médico coordenador e empresa coordenadora.
Transição sem parar a operação
O ideal é marcar a mudança para um mês específico. Avise à empresa antiga com 30 dias de antecedência. Avise à nova que entrará naquela data.
Se colaborador está programado para exame na semana anterior à mudança, deixa com a antiga. Se está programado duas semanas depois, agenda com a nova.
Alguns poucos exames podem sair já com a nova empresa. Não há problema, desde que haja documentação de continuidade.
Quando há demissão durante a transição
Se demite colaborador enquanto está na mudança, exame demissional é obrigatório dentro de 10 dias. Avise à nova empresa imediatamente.
Se afastou há menos de 135 dias (risco 1 e 2) ou menos de 90 dias (risco 3 e 4), pode ser dispensado. Mas confirme isso com o novo prestador.
Guarde o ASO de demissional junto aos demais prontuários.
Validação do novo coordenador
Quando muda de empresa de medicina, há mudança de médico coordenador do PCMSO. O novo médico precisa revisar o prontuário anterior e validar.
Validar significa: ler os ASOs anteriores, verificar se há padrão de resultados, se há recomendações especiais de um médico que o novo precisa saber (colaborador com restrição, alergia documentada, ou condição de saúde que afeta aptidão).
O novo médico assinará em frente do prontuário a partir do ponto em que assume. Isso deixa clara a transição para fiscalização, perícia ou investigação futura.
Se há lacuna entre saída do anterior e entrada do novo, documente. Quanto menos tempo parado melhor.
Perguntas frequentes
Se a empresa antiga se recusa a fornecer prontuário, o que faço?
Solicite por escrito e documente a negativa. Comunique ao novo prestador sobre a recusa. O novo pode fazer exames novamente com base em avaliação atual. A empresa antiga pode sofrer penalidade por negar acesso a informação que pertence ao trabalhador.
Preciso devolver ASOs da empresa anterior à nova?
Não. Os ASOs já estão no prontuário do colaborador, que fica com você. A nova empresa trabalha a partir dessa base. Não há motivo de entregar original.
Se perdi alguns prontuários, posso refazer exames com a nova empresa?
Sim. A nova empresa faz avaliação atual e exames necessários. O histórico perdido é perda, mas a partir daquele ponto fica documentado novamente.
Quanto tempo demora para a nova empresa ficar pronta a atender?
Varia. Desde que você indique os riscos ocupacionais da sua empresa, a nova empresa deve estar pronta em uma semana. Exames podem ser agendados imediatamente. --- A <a href="/servicos/pcmso/">Aptavia coordena transições de PCMSO</a> sem interrupção de cobertura, integrando o histórico do prontuário dos seus colaboradores. <a href="/contato/">Entre em contato para planejar sua transição</a>.